Management Assistent – Rotterdam

Kenmerken

RegioRotterdam

StartIn overleg

VakgebiedDirectie Secretaresse

BrancheManagementondersteuning

Omschrijving

Introductie

Ben jij als ervaren Management Assistent toe aan een veelzijdige functie waar veel van je gevraagd wordt? Kun je goed omgaan met hectiek en veranderingen? En zoek je een baan (of opdracht) voor de duur van ca. 1 jaar? Lees dan snel verder over de boeiende vacature Management Assistent.

Organisatie

Onze opdrachtgever is een pionier binnen de energiesector en opereert in de productie, het onderhoud en de distributie van elektriciteit en duurzame energie. Met haar uitstekende technische expertise kan zij grote industriële klanten voorzien van de beste oplossing voor hun energie vraagstukken. De geproduceerde energie wordt gerealiseerd in een zeer moderne centrale welke zich kenmerkt door moderne procesautomatisering.

Functie

Als Management Assistent voer je administratieve en ondersteunende taken uit voor het kern-MT. Het kern-MT bestaat uit de Plant Manager, QHSSE Manager, Manager Bedrijfsvoering en Manager Onderhoud. Je bent deskundige op het gebied van interne administratieve processen en je bent een vraagbaak voor de afdeling/locatie. In deze functie communiceer je intern met het kern-MT, leidinggevenden, projectleiders, medewerkers en collega secretaresses op de locaties van de andere energie centrales en op het hoofdkantoor. Extern heb je contact met overheden, leveranciers, klanten en overige stakeholders/relaties. Je bent het visiekaartje en eerste aanspreekpunt voor bovenstaande contacten. Verdere werkzaamheden omvatten o.a.

  • Beheren van de agenda’s van de (vier) kern MT-leden, telefoonverkeer en correspondentie van de leidinggevende(n)
  • Proactieve, servicegerichte ondersteuning en opvang voor kern-MT in de dagelijkse bedrijfsvoering
  • Voorbereiden van MT- en/of locatievergaderingen, notuleren en bijhouden en bewaken van actie- en besluitenlijsten
  • Stroomlijnen van interne communicatiestromen binnen het eigen aandachtsgebied (o.a. communicatie voortkomend uit het afdelings- en/of locatieoverleg)
  • Faciliteren van HR bij de voorbereiding van indiensttreding van nieuwe medewerkers
  • Ontvangen van bezoekers t.b.v. afdeling/locatie
  • Key-user van de afdelings- en/of locatieshares volgens regels documentmanagement
  • Boeken van dienstreizen voor locatie/afdeling
  • Organiseren of helpen organiseren lokale bijeenkomsten
  • Ondersteuning en coördinatie van diverse projecten en speciale onderwerpen

Functie-eisen

Het ideale profiel van de Management Assistent omvat o.a. de volgende kwalificaties:

Opleidingsniveau:

  • Vooropleiding voortgezet onderwijs: HAVO/VWO
  • Een afgeronde secretariële MBO plus opleiding

Gewenste specifieke ervaring:

  • Minimaal 6-10 jaar werkzaam als secretaresse
  • Ruime ervaring met MS-Office applicaties zoals Outlook en SharePoint
  • Ervaring met SAP is een pré
  • Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Beheersing Duits is een pré

Competenties:

  • Schakelt frequent en snel
  • Heeft inlevingsvermogen en is tactvol
  • Beschikt over een hoge mate van accuratesse
  • Incorrecte of niet tijdige afhandeling of inschatting heeft een gering afbreukrisico
  • Is discreet en integer: er is geheimhouding vereist op het gebied van vertrouwelijke zaken (intern en extern)
  • Is flexibel en heeft een positieve houding en inzet
  • Kan werken onder tijdsdruk en behoud het overzicht ook in hectische situaties
  • Heeft een pro actieve houding
  • Neemt zelf initiatieven in overleg met betrokkenen of met leidinggevende(n)
  • Beschikt over goede contactuele vaardigheden
  • Representatieve uitstraling

Aanbod

  • Een zeer veelzijdige en uitdagende baan bij een moderne energieproducent
  • Werkzaam binnen een hecht team van betrokken en enthousiaste collega’s
  • Uitstekende arbeidsvoorwaarden

Inlichtingen

Voor meer informatie neem je contact op met Richard Bekooij via telefoonnummer 0182 – 555151. Vacaturenummer: 9914.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd in deze functie en voldoe je aan het profiel? Upload je CV en motivatie, dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met je op.

Qualified People is al 29 jaar actief op het gebied van arbeidsbemiddeling binnen de branches Maritiem & Offshore, Energie, Olie & Gas, Industriële Dienstverlening en Civiele Techniek. Onze expertise ligt met name binnen de vakgebieden werktuigbouwkunde, E&I, civiele techniek, procestechniek, interieurbouw en HR.

Qualified People stelt haar kandidaten centraal! Alle talentvolle kandidaten krijgen bij ons een zeer persoonlijke benadering en de aandacht die zij verdienen.

Qualified People is een flexibele organisatie en wil, zeker in tijden als deze, het thuiswerken stimuleren. Het werken vanuit huis moet uiteraard bij de functie passen en zal niet voor iedere functie mogelijk zijn. Maar wij willen graag met je meedenken en meewerken aan mogelijkheden en oplossingen.

Solliciteren

Vacaturenummer: 9914

Wie ken jij?

Daarom Qualified People!

Daarom
Qualified People

Gekwalificeerd
Menselijk
Professioneel betrokken

Mis geen enkele vacature met onze job alert!

Altijd op de hoogte van de nieuwste vacatures? De snelste weg naar jouw nieuwe
uitdaging!